22-6-2017  | 

Concept verslag Algemene Ledenvergadering MHC Voorhout

Datum: 01 juni 2016   Tijdstip: 20.00u    

Plaats: MHC Voorhout   Verslaglegging:  Angela Jansen

Aanwezigen: De presentielijst behelst  om 20.00 u het quorum aan het stemgerechtigde leden. Deze is ingevuld en opgeslagen in het archief.

Afmeldingen:  Annet Merks, Ingrid Houben, Henriette van Dam, Irene Gort, Susanne Akkerman

1. Opening

De voorzitter heet iedereen welkom. Er zijn geen mededelingen en geen ingekomen stukken.

2. Vaststellen agenda

Er zijn vanuit de vergadering geen toevoegingen op de agenda.

3 Vaststellen Notulen ALV 27 mei 2015

De ALV notulen 2015 worden vastgesteld. 

4 Terugblik seizoen 2015/2016

Allereerst wordt stilgestaan bij het overlijden van twee dierbare ouders van leden. Ellen Bos en  Elles Blanken. Twee moeders die veel hebben betekend voor MHC Voorhout. Hun inzet en enthousiasme zal worden gemist!

Seizoen 2015/1016 had een aantal leuke en goede georganiseerde activiteiten: Zaalhockeytoernooi, Sint, Funkey Hockey, Rabobank Bollenstreek toernooi. Dankzij de inzet van  veel enthousiaste vrijwilligers werden deze activiteiten een groot succes.  Het bestuur bedankt de organisatie en de vrijwilligers voor hun inzet en energie!

Het vinden en inzetten  van vrijwilligers  blijft een uitdaging voor het bestuur.  Al lijkt het er wel op dat diverse vacatures kunnen worden ingevuld.  Er blijven altijd nog genoeg taken over die zonder extra handen blijven liggen. Om dit in de toekomst beter vorm te geven komt er (indien de ALV akkoord gaat) een nieuwe bestuursfunctie:  bestuurslid m.b.t vrijwilligers en activiteiten.

Het bestuur heeft geprobeerd op verschillende manieren te communiceren met haar leden  te bereiken: via de site, via FB, via de app, via de narrowcasting en d.m.v. de nieuwsbrief. 

Het bestuur is trots op en blij met alle commissies. Zonder de rest tekort te doen worden de Activiteiten-commissie, de Jongste  Jeugdcommissie, de Elftalcommissie, de Barcie, en de Arbitragecommissie er even uitgelicht. Deze mensen verzetten elke week weer enorm veel werk. Daarop draait de club!

Minder goed nieuws:  de situatie rondom Stefan V. Het bestuur is van mening dat deze zaak snel en goed is afgewikkeld.  Het bestuur is enorm blij dat er op MHC Voorhout  geen meldingen zijn gekomen m.b.t. Stefan. 

Er zijn geen ontwikkelingen te melden over het 3de veld. Er wordt met gemeente gekeken naar plan 1C. De leden worden op de hoogte gehouden via de communicatiekanalen als er ontwikkelingen zijn. Er komt wel een upgrade van Veld 2: wedstrijdverlichting en aanpassingen in en om het veld.

5 commissieverslagen 

Jaarverslagen worden daar waar nodig toegelicht door aanwezige commissieleden.

N.a.v. het verslag van de Jongste Jeugdcommissie stelt Joep Derksen de vraag wat de acties van MHCV en de KNHB zijn t.a.v. de ontwikkelingen binnen de jongenslijn (minder jongens over de gehele breedte)? Herma Davelaar: er zijn dispensaties aangevraagd bij de KNHB. De JJ-cie verwacht binnen twee weken daarover uitsluitsel van de KNHB. Daarnaast zijn er open trainingen en hopen we meer aanwas vanuit de Funkey.

     7. Begroting 2016

Arjen licht de begroting 2016 toe a.d.h.v. een presentatie. Gezien de kostenontwikkeling is een contributie verhoging onvermijdbaar. Er wordt een voorstel gedaan wat neer komt op ongeveer 15% contributieverhoging. 

Joep Derksen: is er een relatie tussen de contributieverhoging (van 2015) en het aantal opzeggingen dit jaar? Arjen v Rijn: verwacht van niet. Gewoonlijk zijn er aan het einde van het seizoen de meeste opzeggingen. We vermoeden dat dat te maken heeft met de teamindelingen. Als het om de contributieverhoging zou gaan zouden mensen direct bij het bekend worden van de verhoging opzeggen.

De kascommissie ie (helaas) niet aanwezig maar heeft een verslag ingezonden (is inzichtelijk bij de secretaris). Belangrijkste punten uit dit verslag:

· Er zijn, na steekproevenonderzoek, geen onregelmatigheden gevonden

· Het bedrag op de bankafschriften aanwezig klopt met de op de balans opgevoerde liquide middelen

· De financiële administratie is zeer goed op orde. De cijfers van het jaarverslag sluiten goed aan bij de administratie. 

· Contributies zijn tijdig gefactureerd en geïnd.

Op basis van de kascontrole wordt de ALV geadviseerd om de jaarrekening goed te keuren en de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De ALV gaat akkoord.

Vraag uit de vergadering : Is het reëel om m.b.t. de contributies uit te gaan van een gelijk blijvend aantal leden? Arjen van Rijn: er komt waarschijnlijk aanwas vanuit de Funkey Hockey en er zijn meer senioren die per saldo meer opbrengen.

Heleen van Rijn: de begroting laat een tekort zien van  6000,=. Daar zit de a.s. contributieverhoging al in verwerkt. Heeft het bestuur nog gekeken op welke kosten nog bespaard kunnen worden. Arjen van Rijn: Ja, er zal getracht worden op de trainingskosten te besparen. Dat zou kunnen lukken als er meer trainerstaken worden verricht door bijvoorbeeld ouders met hockey/trainerservaring. Er moet worden bespaard op bijv. stookkosten. 

Marlène van der Sijde: is de huur van het LUMC terrein begroot? Arjen van Rijn: minimaal.

Nico Arkenbosch is herkiesbaar voor de kascommissie. Heleen van Rijn biedt zich aan als nieuw lid van de kascommissie.

        8. Contributievoorstel

Arjen van Rijn bespreekt het voorstel voor contributieverhoging. 

Monique Hamersma vraagt hoe onze contributie is in vergelijking met omliggende verenigingen. MHC Voorhout is goedkoper dan Noordwijk en is gelijk met HiSaLis. Echter de voorzieningen bij de genoemde clubs zijn beter.

Monique Hamersma geeft aan dat bij HDM aan de senioren geen inschrijfgeld wordt berekend. Heeft het bestuur van MHCV daar al eens aan gedacht? Arjen van Rijn: Nee. Inschrijfgeld wordt echter maar 1 keer gerekend. Als iemand al eerder lid is geweest betaalt hij of zij niet voor een tweede keer inschrijfgeld.

ALV gaat akkoord met contributieverhoging. 

9. VOG 

Vooralsnog is het beleid van MHC Voorhout alleen een VOG te vragen aan externe betaalde krachten. De aanvragen lopen en zijn besproken met IS!

Daarnaast zijn er voorbereidingen in gang gezet voor een eventueel nieuw beleid met betrekking tot VOG. 

Joep Derksen: is het bestuur voornemens het beleid m.b.t. VOG te veranderen? Ariejan van Saane: op dit moment nog niet. Maar mocht dat ter sprake komen zijn de eerste noodzakelijke voorbereidingen in gang gezet.

10 Aanpassen huishoudelijke regelement: 

Het huishoudelijke regelement is achterhaald (barborg, contributie enz.) en zal dus moeten worden aangepast.  Dave van der Wagt presenteert een voorstel m.b.t  het aanpassen  van het HHR.

Heleen van Rijn: in het HHR staat dat er boetes kunnen worden opgelegd tot max 100,=. Vallen daar de boetes van de KNHB ook onder? Voorstel van Heleen: een toevoeging bij het artikel. M.u.v. boetes opgelegd door de KNHB hoger dan 100,=

Monique Hamersma vraagt of de verplichte vrijwilligersdienst alleen geldt voor junioren of ook voor senioren? In principe voor iedereen. Ervaring leert dat de senioren allemaal op een of andere manier vrijwilligerswerk doen voor MHCV. Het meest in de vorm van het verzorgen van trainingen.

Joep Derksen: Hoe gaat het bestuur vlaggetjesdag organiseren? En hoe gaat het bestuur het controleren? Dave van der Wagt: als de ALV instemt met het aanpassen van het HHR gaat het bestuur zo snel mogelijk aan de slag met het organiseren van de vlaggetjesdag-nieuwe-stijl. Mogelijk ligt de controle taak bij  de nieuwe bestuursfunctie: vrijwilligers en activiteiten.

Jorgen Lucas stelt voor dat er naast een coach op elk team  een goede teammanager komt. Het bestuur is het daar  mee eens.

Na stemming wordt door de ALV de aanpassingen aan het HHR akkoord bevonden

11 Samenstelling bestuur 

Het bestuur heeft gemeend een extra bestuursfunctie te willen introduceren. Hij/zij krijgt in haar takenpakket: vrijwilligers coördinatie en activiteiten. Het voorstel is dat Angela Jansen deze taak op zich neemt en dat Marian Walchenbach de rol van secretaris overneemt. De vacature van Technisch Commissaris moet worden ingevuld. Het bestuur meldt dat er afrondende gesprekken zijn met een nieuwe Technisch Commissaris. Dat betekent dat Marian Walchenbach definitief secretaris wordt.

Arjen van Rijn is niet herkiesbaar als penningmeester. Er is een vacature. Arjen wordt bedankt voor zijn inzet en geroemd om zijn nauwkeurigheid en snelheid m.b.t. de financiële administratie. De nieuwe penningmeester komt in een gespreid bed!

12 Vrijwilliger van het jaar

Zonder ook maar iemand tekort te willen doen (want voor en achter de schermen zijn heel veel mensen enorm actief voor MHC Voorhout) heeft het bestuur gemeend Susanne Akkerman te benoemen tot vrijwilliger van het jaar. Zij is al een aantal jaren zeer actief binnen MHC Voorhout.  Funkey, de JJ-cie, de Act.cie: ze is er altijd en volledig inzetbaar.  Regelmatig trekt zij diverse karren. Het is door haar dat andere ouders en betrokkenen eveneens de handen uit de mouwen steken voor MHC Voorhout. 

 

13 Rondvraag

Monique Hamersma uit een woord van waardering voor het bestuur. Er is een aantal jaren geleden een professionaliseringslag gemaakt en het is fijn om te zien dat die ontwikkeling zich doorzet onder het huidige bestuur.

Arjen van Rijn doet een korte heldere toelichting omtrent de huidige ontwikkelingen rond het scorebord.

      14 Sluiting

Om 22.35 uur sluit Ewout Braggaar de vergadering en nodigt alle aanwezigen uit om een drankje te drinken.